JapaneseWhistleblowingPolicy

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1. はじめに

  1. AirTrunkは、次の方法で、そのすべての活動において、最高水準の行動を確保することに取り組んでいます。
    1. 正直さ、誠実さ、倫理的行動の強化された文化を促進し、積極的に発展させること
    2. 適法にかつ責任をもって業務を遂行すること
    3. 疑わしい不正行為及び違法又は非倫理的な行動を防止し、検出すること
    4. 継続的な改善を図るために、業務と基準を点検すること
  2. AirTrunkは、社内において不正行為の疑いがあった場合には、 適切に対処することができるよう、これを報告することを奨励します。
  3. AirTrunkは、有害な行為について本ポリシーに従って懸念を表明したすべての者を保護し、支援します。

2. 目的

  1. 本ポリシーは、AirTrunkの日本の事業体（それぞれ「対象会社」といいます。）に対するあらゆる苦情の通報及び適切な取扱いのための体制を構築することを目的としています。かかる苦情には以下のものが含まれますが、これらに限られません。
    1. 違法又は不適切な行為があった場合の相談及び通報
    2. 就業規則等の社内規則の違反行為
    3. 企業倫理に反し又は逸脱する行為
    4. いじめ又はハラスメントなどの職場における不適切な言動に関する行為
    対象会社の業務に関する、違法又は不適切であると疑われる行為（上記を総称して「不正行為」といいます。）
  2. また、本ポリシーは以下を支援することも意図しています。
    1. 不正行為を早期に発見し是正すること
    2. 誠実になされた告発に対する報復行為から内部告発者を保護すること

3. 範囲

  1. 本ポリシーは、以下の者に対して適用されます。
    1. 対象会社の本ポリシーに従って通報を行う全ての役員及び従業員（正社員、パートタイム従業員、派遣従業員、出向社員及び退職従業員を含みます。）（総称して「従業員等」といいます。）
    2. 対象会社と何らかの事業上の関係がある又はあった者（代理人、ボランティア、事業パートナー、請負業者、サプライヤーや、それらの従業員を含みます。）
    （上記を総称して「内部告発者」といいます。）

4. 通報対象となる懸念の種類

  1. 従業員等には、対象会社内で生じている不正行為について懸念がある場合には、これを通報する責務があります。
  2. 本ポリシーに従い通報されることのある懸念の種類の例としては、以下のものがあります。
    1. 財務関係の通報 – 例：事業又は財務に関する記録の改ざん又は破棄、財務情報の虚偽表示又は隠蔽、内部の財務報告方針/統制の不遵守、及び監査人の独立性に関する懸念
    2. 不正行為の疑い – 例：窃盗、インサイダー取引、市場操作、又は賄賂若しくはその他の不適切な利益の授受を含む汚職行為
    3. 行動準則、就業規則又はその他のポリシー及び法令の違反 – 例：利益相反、違法、欺瞞的又は反競争法的な販売慣行、料金や価格設定の操作、パワーハラスメントやセクシャルハラスメント又は従業員等その他の者に対するその他の不当な取扱いを含むその他の法令違反、及び内部のコンプライアンスポリシーの不遵守
    4. 不正行為を通報した個人に対する報復行為 – 例：本ポリシーに従って誠実に懸念を通報した個人に対する、解雇、懲戒、降格、停職、嫌がらせ、脅迫、強要又は差別を行うことを含む発言、行動又は行為
  3. 内部告発者は、上記に例示される行為に囚われるべきではありません。内部告発者が不正行為に気付いたと判断した場合には、例えそれが上記に列挙された例に該当しなかったとしても、通報されるべきです。

5. 通報経路

  1. 内部告発者は、以下に記載する手順に従い、その懸念を社内で通報することができます。内部告発者は、その懸念内容に照らし最も適切な経路を選択する必要があります。

6. 通報方法

  1. 不正行為は、以下に従い通報することができます。
    • 日本における内部告発担当者（Japanese Whistleblowing Officer）である田島大（Head of Legal (Japan)）に対して、直接、電話又は電子メール（wbjapan@airtrunk.com宛て）により通報する方法。日本における内部告発担当者のみが上記電子メールアドレスにアクセスすることができます。
    • 代替的内部告発担当者（Alternative Whistleblowing Officer）である Jennifer Zheng（AirTrunkのHead of Risk and Sustainability）に対して、電話又は電子メール（wbalternate@airtrunk.com宛て）により通報する方法。代替的内部告発担当者のみが上記メールアドレスにアクセスすることができます。
    • 不正行為が職場でのいじめなど職場で行われる性質のものである場合には、AirTrunkのHead of People and CultureであるMichelle Hannahに対して、電話又は電子メール（michelle.hannah@airtrunk.com宛て）により通報する必要があります。
  2. 内部告発者は、AirTrunkの内部告発用外部チャネルにより、顕名又は匿名により告発を行うこともできます。当該ポータルサイトは、https://www.whistleblowingservice.com.au/airtrunk/となります。「オンライン」での通報を行うには、下部にある「レポートを作成する（Make a Report）」ボタンをクリックしてください。そうすると新しいウェブページに移動しますので、「一意のキー（Unique Key）」のフィールドに「AIR2021」と入力する必要があります。「次に（next）」をクリックして、指示に従ってください。次に「クライアント参照番号（Client Reference Number）」の入力が求められますが、これは2vcfz2021となります。
  3. 内部告発者は、虚偽の通報、他者を中傷する通報、又は不適切な目的によるその他の通報を行ってはなりません。
    匿名通報
  4. 本ポリシーは、可能な限り内部告発者が直接名乗り出ることを推奨しています。ただし、匿名による通報であっても、受理され調査されます。
  5. 匿名で告発を行う場合には、日本における内部告発担当者又は代替的内部告発担当者がその後どのように連絡を取るのが良いかを検討するようにしてください。
    通報の確認
  6. 通報されたすべての事件について、その受領後（週末及び祝日も考慮して）速やかに、日本における内部告発担当者又は代替的内部告発担当者が確認します。ただし、内部告発者が合理的に連絡可能な手段を残さなかった場合はこの限りではありません。
    通報された不正行為の検討及び調査
  7. 不正行為の通報を受領した場合、日本における内部告発担当者又は代替的内部告発担当者は、内部調査又は外部調査の必要性を判断するため、通報された不正行為の重大性を検討及び評価します。
  8. 調査が行われる場合、公正かつ公正な態様により行われるものとします。内部告発者の通報内容に関係のある者は、調査を監督したり、これに参加することはできません。内部告発者の通報の対象者には、その見解を説明し、通報内容に反論するための公正な機会が与えられるものとします。いかなる時点においても、これらの者に対して、内部告発者の素性が明かされることはありません。
  9. 内部告発者は、日本における内部告発担当者又は代替的内部告発担当者の指示により、その通報に関する状況について通知を受けます。日本における内部告発担当者又は代替的内部告発担当者は、例えば以下の事項について内部告発者に通知することがあります。
    1. 調査が開始される予定か/既に開始されたか
    2. 調査が終了した時
    3. 必要に応じて、不正行為に対処するために講じられた又は講じられる予定の手段
  10. いかなる時点においても、日本における内部告発担当者又は代替的内部告発担当者は、調査に支障をきたす場合、又は報告された不正行為に関与した他の個人の立場を危うくするような場合には、内部告発者に最新の情報を提供する必要はありません。

7. 秘密保持

  1. 内部告発者の素性を明かすことを司法上若しくはその他の法的手続により強制される場合又は内部告発者から書面による承諾を得た場合を除き、内部告発者の秘密は守られるものとします。
  2. 匿名により通報を行った者又は集団の素性を突き止めようとするいかなる試みも許容されるものではありません。内部告発者の素性を不適切に明かした又は匿名の通報を行った内部告発者の素性を突き止めようとする従業員等は、対象会社のポリシーの違反として、就業規則に従い懲戒処分の対象となりうるものとします。

8. 報復行為からの保護

  1. 本ポリシーにおいて、報復行為とは、本ポリシーに従い問題を提起し又は不正行為を通報した者に対して危害を加え、又はその者が結果的に不利益な取扱いを受けることとなる可能性のある行為をいいます。報復行為には以下のものを含みますが、これらに限られません。
    1. 解雇、降格又は減給などの懲戒処分
    2. 不当な職務配置転換、仕事からの隔離、不必要な仕事の割り当てなどの人事上の措置
    3. いじめ又はハラスメント
  2. 内部告発者に対するいかなる報復行為も許容されるものではありません。対象会社は、誠実に問題提起を行い又は不正行為を通報する内部告発者を保護するために合理的かつ適切と判断する手段を講じます。
  3. 内部告発者又は調査に協力する者より、報復行為に遭っているとの報告があった場合には、かかる主張について速やかに調査が行われるものとします。何らかの報復行為が確認された場合、対象会社は、当該報復行為を終了させるための措置を講じるとともに、必要となる更なる支援を内部告発者に提供するものとします。

9. 研修

  1. 対象会社は、すべての従業員等に対して本ポリシーに定める手続及び保護について啓蒙するため、従業員研修やコミュニケーションプログラムを含む合理的な手段を講じるものとします。

10. 手続的事項

責任

  1. 本ポリシーについて責任を負う部署は AirTrunk Legalであり、責任者はChief Legal Officerとなります。

ポリシーの見直し

  1. 本ポリシーは2年毎に見直されるものとします。

関連するポリシー

  1. グローバル内部告発ポリシー（Global Whistleblowing Policy）
  2. オーストラリア内部告発ポリシー（Australian Whistleblowing Policy）
  3. 適切な職場における振舞いに関するポリシー（Appropriate Workplace Behaviour Policy）及び苦情手続（Complaints Procedure）
  4. 賄賂及び汚職防止に関するポリシー（Anti-Bribery and Corruption Policy）
  5. 贈答品及び接待に関するポリシー（Gifts and Entertainment Policy）
  6. 現代奴隷制に関するポリシー（Modern Slavery Policy）