Japanese Whistleblowing Policy

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1. はじめに

  1. AirTrunkは、すべての活動において最高水準の行動を確保するために、以下の取り組みを実施します。
    1. 正直さ、誠実さ、倫理的行動を尊重する文化を促進し、積極的に発展させること
    2. 適法にかつ責任をもって業務を遂行すること
    3. 不正な行為や違法又は非倫理的な行為であると疑われる行為を防止すること、及び発見すること
    4. 継続的な改善を図るために、運用と基準を見直すこと
  2. AirTrunkは、社内における不正な行為の疑いについて、適切に対処できるよう、通報することを推奨します。
  3. AirTrunkは、本ポリシーに基づき、有害な行為に対して懸念を示したすべての者を保護し、支援します。

2. 目的

  1. 本ポリシーは、AirTrunkの日本法人 (各法人をそれぞれ「当社」といいます)に対するあらゆる苦情の通報及び適切な取扱いのためのシステムを構築することを目的としています。上記の苦情は以下を含みますが、これらに限定されません。
    1. 違法又は不適切な行為があった場合の相談及び通報
    2. 就業規則等の社内規則に違反する行為
    3. 企業倫理に反し又は逸脱する行為
    4. いじめやハラスメントなどの職場における不適切な言動に関する行為
    5. 当社の業務に関する、違法又は不適切であると疑われる行為
    (上記を総称して「不正行為」といいます)
  2. また、本ポリシーは以下を支援することも目的としています。
    1. 不正行為を早期に発見し是正すること
    2. 誠実になされた通報に対する報復行為から内部通報者を保護すること

3. 対象

  1. 本ポリシーの適用対象は以下のとおりです。
    1. 本ポリシーに従って通報を行う当社のすべての役員及び従業員(正社員、パートタイム従業員、派遣社員、出向社員及び退職者を含みます)(総称して「従業員等」といいます)
    2. 当社と何らかの取引関係がある又はあった者(代理店、ボランティア、ビジネスパートナー、請負業者、サプライヤー及びそれらの従業員を含みます)
    (上記を総称して「内部通報者」といいます)

4. 通報対象となる懸念の種類

  1. 従業員等は、当社内で生じている不正行為に関して懸念を抱いている場合、これを通報する責任を負います。
  2. 本ポリシーに基づき通報可能な懸念事項の例は、以下のとおりです。
    1. 財務報告 ‐ 例：事業又は財務に関する記録の改ざん又は破棄、財務情報の虚偽表示又は隠蔽、内部の財務報告方針/統制の不遵守及び監査人の独立性に関する懸念
    2. 詐欺的行為の疑い – 例：窃盗、インサイダー取引、市場操作、又は賄賂若しくはその他の不適切な利益の授受を含む汚職行為
    3. 行動準則、就業規則又はその他のポリシー及び法令の違反 – 例：利益相反、違法、欺瞞的又は反競争的販売慣行、料金や価格設定の操作、パワーハラスメント、セクシャルハラスメント、マタニティハラスメント、又は従業員等若しくはその他の者に対するその他の不当な取扱いを含むその他の法令違反及び社内のコンプライアンスポリシーの不遵守
    4. 不正行為を通報した個人に対する報復行為 – 例：本ポリシーに基づき誠実に懸念を通報した個人に対する、解雇、懲戒、降格、減給、不利益な配置転換、出向又は転籍、停職、嫌がらせ、脅迫、強要及び差別を伴う言動
  3. 内部通報者は、上記の例に縛られる必要はありません。内部通報者が不正行為に気付いたと考えた場合には、それが上記の例に該当しなかったとしても、通報してください。

5. 通報先

  1. 内部通報者は、以下の手順に従い、自身が抱いた懸念を社内で通報することができます。内部通報者は、その懸念の性質に応じて最も適切な通報先を選択する必要があります。

6. 通報方法

  1. 不正行為の通報方法は、以下のとおりです。
    1. 日本における内部通報担当者(Japanese Whistleblowing Officer)である田島大（Dai Tajima） (Senior Director, Legal – Japan)に対して通報する場合、直接対面で、又は電話若しくは電子メール (wbjapan@airtrunk.com)により通報することができます。日本における内部通報担当者のみが上記電子メールアドレスにアクセスすることができます。
    2. 代替的内部通報担当者(Alternative Whistleblowing Officer)である Yvonne Peh(Associate Vice President, Risk & Resilience)に対して通報する場合、電話又は電子メール(wb@airtrunk.com.)により通報することができます。代替的内部通報担当者のみが上記電子メールアドレスにアクセスすることができます。
    3. 職場環境に関する不正行為（職場でのいじめなど）については、Emma Spence（Chief People Officer）に対して、電話又は電子メール(emma.spence@airtrunk.com)により通報する必要があります。
  2. 内部通報者は、AirTrunkの内部通報プラットフォーム （https://www.whistleblowingservice.com.au/airtrunk/ からアクセス可能）により、実名又は匿名で通報を行うこともできます。オンラインで通報を行うには、上記リンク先にある「レポートを作成する(Make a Report)」ボタンをクリックしてください。リダイレクトされたウェブページで、「ユニークキー (Unique Key)」の欄に「AIR2021」と、「顧客参照番号(Client Reference Number)」の欄に「2vcfz2021」と、それぞれ入力してください。その後、「次(next)」ボタンをクリックし、プロンプトに従ってください。
  3. 内部通報者は、虚偽の通報、他者を中傷する通報又はその他の不適切な目的による通報を行ってはなりません。

    匿名通報

  4. 本ポリシーは、可能な限り、本人が直接実名で通報することを推奨しています。ただし、匿名での通報であっても、受理され調査されます。
  5. 匿名で通報を行う場合、日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者が対応を進めるために貴殿に連絡できる方法をご検討ください。

    通報の受領通知

  6. 通報されたすべての事案について、その受領後速やかに(ただし、休日及び祝日は考慮されます)、日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者が確認します。ただし、内部通報者が合理的に連絡可能な方法を提示しない場合はこの限りではありません。

    通報された不正行為の検討及び調査

  7. 不正行為の通報を受領した場合、日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者は、内部調査又は外部調査の必要性を判断するため、通報された不正行為の重大性を検討し、評価します。
  8. 調査が実施される場合、公正かつ中立的な方法により行われます。通報内容に関係のある者は、調査を監督したり、調査に参加したりすることはできません。通報の対象者には、自身の考えを説明し、通報内容に反論するための公正な機会が与えられます。いかなる場合でも、通報の対象者に対して内部通報者を特定できる情報が明かされることはありません。
  9. 従業員等は、要請があった場合、調査に誠実に協力しなければならず、虚偽の供述をしたり、調査を妨害したりしてはなりません。
  10. 調査の結果、不正な行為が判明した場合、日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者は必要かつ適切な是正措置を速やかに講じなければなりません。
  11. 内部通報者は、日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者（いずれか該当する者）の判断により、通報への対応状況について通知を受けることができます。日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者（該当する場合）は、内部通報者に、以下の事項について通知することができます。
    1. 調査が開始されるかどうか/調査が開始されたかどうか
    2. 調査が終了した時期
    3. 必要に応じ、不正行為に対処するために講じた又は講じる予定の措置
  12. 日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者は、調査を妨げるおそれがある場合又は通報された不正行為の関係者の立場を損なうおそれがある場合には、内部通報者に対して通報への対応状況を通知する義務を負いません。

7. 秘密保持

  1. 法律で認められる場合又は内部通報者が同意する場合を除き、日本における内部通報担当者又は代替的内部通報担当者は、内部通報者を特定できる情報を確実に秘密のまま保持するための措置を講じなければなりません。
  2. 通報を行った者又は調査に協力した者を特定しようとする行為は許容されません。役員及び従業員が、内部通報者又は調査に協力した者を特定できる情報を不適切に開示したり、それらの者を特定しようと試みたりした場合、当該従業員等は、就業規則その他の社内規程に基づき、懲戒処分又はその他の措置の対象となります。

8. 報復行為からの保護

  1. 本ポリシーにおいて、報復行為とは、本ポリシーに従い問題提起や不正行為の通報を行った者に対して、これらの行為を行ったことを理由として、危害を加え、又はその者が不利益な取扱いを受ける結果を招く行為をいいます。報復行為は以下を含みますが、これらに限定されません。
    1. 解雇又は雇用契約の終了等
    2. 降格、減給等の懲戒処分
    3. いじめ又はハラスメント
  2. 内部通報者又は調査に協力した者に対する報復行為は一切許容されません。当社は、誠実に問題提起や不正行為の通報を行った内部通報者を保護するために、合理的かつ適切と考えられる措置を講じます。
  3. 内部通報者又は調査に協力した者から、報復行為を受けたとの報告があった場合には、 その主張について速やかに調査が行われるものとします。どのようなものであれ、報復行為が確認された場合、当社は、当該報復行為を終了させるための措置を講じるとともに、内部通報者に対し、必要となる更なる支援を提供するものとします。内部通報者又は調査に協力した者に対して報復行為を行った従業員等は、就業規則に基づく懲戒処分又はその他の措置の対象となります。

9. 研修

  1. 当社は、すべての従業員等に対して本ポリシーに定める手続及び保護について教育するため、従業員研修やコミュニケーションプログラムを含む合理的な手段を講じるものとします。

10. 手続的事項

責任

  1. 本ポリシーの責任者は Associate Vice President, Risk & Resilienceです。

ポリシーの見直し

  1. 本ポリシーは2年ごとに見直されます。

関連するポリシー

  1. グローバル内部通報ポリシー(Global Whistleblowing Policy)
  2. オーストラリア内部通報ポリシー(Australian Whistleblowing Policy)
  3. 適切な職場における振舞いに関するポリシー(Appropriate Workplace Behaviour Policy)及び苦情の手続(Complaints Procedure)
  4. 贈収賄・汚職防止に関するポリシー(Anti-Bribery and Corruption Policy)
  5. 贈答品及び接待に関するポリシー(Gifts and Entertainment Policy)
  6. 現代奴隷に関するポリシー(Modern Slavery Policy)